Les contrats

Tout ce qui est évoqué dans cette documentation n’est accessible que si vous avez le module Auguria_Contract d’installé sur votre instance d’OpenERP.

Auguria_Contract permet de proposer un contrat, idéalement sur la base d’un modèle. Il sera alors opportun de définir, dans l’ordre :

  • Les produits ou services faisant l’objet d’une action contractualisée.
  • Le modèle de contrat proposé qui liste des produits entrants dans la composition standard.
  • Le devis intégrant le contrat.
  • Les périodes et actions de facturation.

1   Produits

Avant d’élaborer le contrat, il faut définir les produits/services.

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2   Modèle de contrat

Un contrat peut être lié à un modèle de contrat. Celui ci n’est pas obligatoire mais est fortement conseillé.

Dans le modèle de contrat, on retrouve des lignes composées de produits associés à :

  • Une quantité
  • Un prix
  • Des taxes

Sur chaque ligne on retrouve la condition de facturation. Cet élément est très important puisqu’il détermine le moment de la facturation dans la période ainsi que la méthode de calcul de la quantité :

  • Avant : la facture est créée avant la période, la quantité prise en compte est la quantité indiqué sur la ligne.

  • Après : la facture est créée après la période, la quantité prise en compte est là aussi la quantité indiqué sur la ligne.

  • Après sur consommation : la facture est créée après la période, la quantité prise en compte est la somme des temps effectués pendant celle-ci (l’unité de mesure doit faire partie du groupe Temps).

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3   Devis

On crée un contrat à partir de la liste des contrats ou à partir d’un devis.

Si un devis comporte juste un contrat, il faut quand même mettre une ligne dans le devis (comme une ligne sans produit avec un prix à 0).

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Pour créer un contrat à partir d’un devis, il suffit de cliquer sur Ouvrir le contrat.

Si aucun contrat n’est lié, alors il est créé en reprenant les informations de la commande (client, liste de prix, etc), sinon il est ouvert.

Il suffit alors de le remplir comme indiqué dans la section, contrat ci dessous.

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4   Contrats

Un contrat permet de faire une facturation périodique sur un ou plusieurs produits.

On retrouve sur le contrat les différents paramètres de facturation de la commande, mais aussi les paramètres de facturation du contrat lui même:

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  1. Modèle de contrat
  2. Projet lié : important à créer dans le cas d’une facturation sur consommation. Le temps des tâches est ainsi attaché automatiquement.
  3. Date de début et d’arrêt.
  • Date de début : indique la date de début de la première période.
  • Date d’arrêt : indique la date de fin de la dernière période.
  1. Délai et jour
  • Délai de facturation : indique la période de facturation en mois (par exemple : 2 pour tout les deux mois).
  • Jour de facturation : indique le jour de facturation dans le mois (par exemple : 15 pour une facturation le 15 du mois)

Lorsque le contrat est lié à un modèle, il est possible de mettre à jour les lignes du contrat à partir du modèle en cliquant sur Remplir. Remplir et mettre à jour les prix permet, comme son nom l’indique, de récupérer les lignes du modèle mais aussi de mettre à jour les prix sur les lignes déjà importées.

Démarrer le contrat permet de débuter le contrat le lendemain de la date de début de contrat. La 1ère période est créée et s’achève au 1er jour du mois suivant pour permettre de créer la 1ère facture.

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Créer la 1ère facture : cela permet de créer toutes les lignes de facture "avant".

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L’action Créer la dernière période permet de créer une nouvelle période sous la dernière.

L’action Créer période permet de créer la période en cours, si elle ne l’est pas déjà.

Un contrat possède un état qui peut être changé via les boutons d’action (démarrer, annuler, stopper, etc).

Les factures, commandes et périodes peuvent être visualisées directement sur le contrat.

5   La facturation

5.1   La première facture

Sur la première période, deux boutons de facturation sont présents. Le premier permet de faire la première facture.
Cette première facture contient, toute les lignes à facturer.

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La facture est générée en mode "brouillon" et doit donc être validée.

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La première facture générée n’est pas visible sur la période puisqu’elle est normalement censée être sur la période précédente. Par contre elle apparaît bien sur le contrat dans la liste des factures.

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5.2   Les autres factures

Une fois la première facture créée, un seul bouton de facturation apparaît.

A la fin de chaque période, un clic sur Facturer, permet de faire la facturation de tout ce qui doit l’être plus tard sur la période mais avant la période suivante.

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5.3   Facturation après, sur consommation

La consommation est effectuée sur les tâches d’un projet.

Lors de la création d’une tâche, si le projet lié est aussi lié au contrat, alors sur chaque temps passé on peut choisir la ligne de période dans les lignes de période en cours.

On peut ainsi facturer sur consommation ou juste visualiser le temps passé sur un forfait, par exemple.

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On retrouve le temps consommé sur les lignes de période en cliquant sur la période.

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5.4   Les factures de l’exemple

La première facture comporte juste une ligne, la ligne d’abonnement à facturer avant.

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La seconde facture contient ce qui est à facturer avant la période suivante (l’abonnement), ce qui est à facturer après (quantité fixée) et ce qui est à facturer après sur consommation (rien pour cette période).

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La troisième facture contient ce qui est à facturer avant la période suivante (l’abonnement), ce qui est à facturer après (quantité fixée) et ce qui est à facturer après sur consommation (10h → 1,26 jour : la conversion est faite sur chaque ligne de temps et arrondie).

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