Les courriels – Bases

Les modèles de courriel sont initialement basiques et en anglais. Une bonne configuration en amont permet de gagner un temps considérable une fois l’erp mis en place.

Note

De nombreux modules Auguria modifient le comportement natif des courriels permettant, entre autres, d’ajouter des accusés de réception/lecture aux courriels, de bloquer l’envoi des courriels afin de faire des tests etc…

1   Paramétrage

Pour gérer les modèles de courriel, il faut aller dans Configuration > Technical > Courriel > Modèles

Warning

Attention ! Modifier les modèles de mail peut entraîner un mal-fonctionnement du système. Préférez faire une demande de modification auprès de votre super-administrateur.

1.1   Liste des courriels paramétrables

Dans ce menu vous pourrez voir tous les modèles existants. Pour l’exemple, nous allons en prendre un existant et expliquer les différents champs.

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Attention ! Les modèles de courriel sont compliqués et sensibles. Si un modèle est incorrectement modifié, il ne pourra plus être utilisé voir même bloquer le processus d’envoi de mail jusqu’à sa correction.

1.2   Modifier le modèle

1.2.1   Général

Dans cette partie sont renseignés le nom du modèle (1) ainsi que le nom du type d’entrée (2) sur lequel il peut s’appliquer.
Dans notre exemple, ce modèle sera proposé sur les devis et commandes de ventes.
Si vous créez un modèle, renseignez bien ce champ, sinon vous ne pourrez utiliser votre modèle.

Image 2

Les champs sont remplis avec des formules qui permettent d’avoir une information dynamique.

1.2.2   Onglet Détail des courriels

Addressing (Adressage)

  • De : Expéditeur. Souvent rempli avec l’utilisateur actuellement connecté.
  • Pour (courriels) : Ajout du/des courriel(s) du/des destinataire(s).
  • Pour (partenaires) : Ajout de l’id du partenaire concerné par le courriel. Ainsi, le template ira chercher dynamiquement son courriel.
  • Copie à (CC) : Si vous désirez qu’il y ai des CC.
  • Répondre à : Adresse de courriel de réponse.
  • Ajouter une signature : Si coché, ira chercher dynamiquement la signature de l’expéditeur.

Constructeur de variable

En mode édition, un nouveau groupe de champs apparaît. Ce groupe vous permet de remplir de façon plus facile les champs du modèle de courriel et ce de façon dynamique.

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  • Champ : Sélectionnez un champ de l’entrée. Si le modèle de courriel s’applique aux factures, alors le champ sera sur la table des factures.
  • Sous-modèle : Si le champ choisi précédemment est en relation avec d’autres tables en base de données, entrez ici les informations complémentaires.
  • Sous champ : Idem que le champ précédent.
  • Valeur par défaut : Si le champ en base est vide, entrez ici sa valeur par défaut.
  • Placeholder expression : Le résultat à copier coller dans le champ du modèle.

Contenus

Sur l’image 2, dans le premier encadré (3), nous allons entrer la formule qui générera le sujet du courriel.

Ensuite (4) c’est le corps du courriel.

Les formules permettent de générer dynamiquement le contenu en fonction de divers paramètres.

Par exemple, si le courriel est pour un devis le sujet sera Devis alors que si le devis est validé et que le courriel envoyé est à propos de la commande, le sujet sera Commande.

Avec ce système, il est possible d’avoir un seul modèle pour les devis et commandes.

1.2.3   Onglet Avancé

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  • Langue : Permet de forcer la langue par défaut dans laquelle le courriel sera envoyé. Si vide, l’anglais sera utilisé.
  • Serveur de courriels sortants : Permet de forcer l’utilisation d’un serveur d’envoi de mail particulier. Si non rempli, cela utilisera le serveur sortant avec la plus haute priorité.
  • Suppression automatique : Si coché, supprimera automatique le courriel après l’envoi pour économiser de la place en base de données.
  • Rapport facultatif à imprimer et à joindre : Permet d’ajouter automatiquement un rapport spécifique. Par exemple : notre modèle de courriel est pour les factures. Nous allons ajouter ici le modèle pdf des factures, ainsi le destinataire pourra imprimer sa facture dans un format plus conventionnel que le mail.
  • (Si le champ précédent est rempli) Nom du fichier de rapport : Nom généré du rapport entré dans le champ précédent.
  • Pièces jointes : Permet d’ajouter automatiquement une pièce jointe au courriel. Par exemple : les CGV.

2   Envoyer un courriel

2.1   Via un bouton présent

Si vous cliquez sur Envoyer un courriel (ici sur une commande de vente en état Devis brouillon, une pop-in apparaît.

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Si vous sélectionnez un modèle de courriel (0), les champs de la pop-in vont automatiquement se remplir en fonction dudit modèle.

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  • 1 : Les abonnés de l’entrée.
  • 2 : Les destinataires automatiquement ajoutés par le modèle, ainsi que ceux que vous désirez ajouter.
  • 3 : Le sujet du courriel. Il est automatiquement ajouté par le modèle.
  • 4 : Le contenu du courriel. (Automatiquement ajouté par le modèle)
  • 5 : Une pièce jointe automatiquement ajoutée par le modèle. Vous pouvez retirer les pièces jointes en cliquant sur la croix (5bis).
  • 6 : Si vous désirez ajouter manuellement une ou des pièces jointes.

Il vous suffit ensuite de vérifier les informations et de compléter au besoin.

Cliquez ensuite sur Envoyer.

Dans l’encadré 0 vous aviez un bouton Sauvegarder en tant que nouveau modèle.

En cliquant dessus vous pouviez sauvegarder votre texte, sujet, destinataire etc… dans un nouveau modèle de courriel. Cela vous évite de retaper l’intégralité de votre contenu de courriel pour une prochaine fois, par exemple.

2.2   Via le module social

Le module social ajoute en dessous de chaque entrée une section qui permet de ‘Suivre’ cette entrée, ajouter des notes, voir un historique des actions mais aussi d’envoyer un courriel aux ‘Suiveurs’ de l’entrée.

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Pour envoyer un courriel avec cette méthode, il vous suffit de cliquer sur Envoyer un message, puis, si vous désirez utiliser un template et/ou ajouter des destinataires, cliquer sur l’icône (1).

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Ensuite, il vous suffit de reproduire les étapes du chapitre précédent.

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