Relance des factures

Comment effectuer des relances de facture dans OpenERP ?

Comment associer un modèle de mail à cette relance ?

Comment créer ce modèle de mail ?

Note

Module natif : follow-up

1   Définir les modèles de courriels à envoyer

Note

Configuration > Technical > Courriels > Modèles

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2   Définir le cadencement des relances

Note

Comptabilité > Configuration > Niveaux de relances

2.1   Se rendre sur la page

Pour configurer les relances, il faut vous rendre dans Comptabilité > Configuration. Le menu de gestion se nomme Niveaux de relances.

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2.2   Éditer une entrée

Vous avez ici une liste des entreprises pour lesquelles vous avez configuré les relances.

A moins d’être dans le cas de multi-company, vous n’aurez ici qu’une entrée.

Cliquez sur l’entrée que vous désirez éditer.

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Vous avez un aperçu ci-dessous d’une configuration type.

Vous pouvez déterminer les niveaux de relance adaptés à votre besoin. De manière classique :

  • 1ère relance : J+15 après échéance, courriel seul.
  • 2ème relance : J+30, courriel et téléphone.
  • relance 3 : J+45, courrier de mise en demeure éventuellement assorti d’une injonction de paiement.

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Cliquez sur le bouton Modifier.

La colonne Action de relance indique le nom de l’action, Retard d’échéance le nombre de jours nécessaires pour que l’action se déclenche.

Pour éditer une ligne, cliquez sur son nom (encadré 1).

Pour supprimer une ligne, cliquez sur la petite corbeille (encadré 2).

Nous allons ajouter une nouvelle ligne (encadré 3).

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2.3   Ajouter une relance

Nous allons indiquer un nom à notre relance (1) puis un nombre de jour (2). Si ce nombre de jour après l’échéance de la facture est atteint et que la facture n’est toujours pas régularisée, alors notre relance se déclenchera.

Nous pouvons ensuite définir quels seront les moyens d’action (3):

  • Action manuelle indique qu’un utilisateur doit effectuer une opération.
  • Envoyer un courriel donnera à la relance le pouvoir d’envoyer un mail type, comme indiqué ci-après, à l’adresse de courriel indiquée sur la facture.
  • Envoyer une lettre effectue la même chose qu’envoyer un courriel sauf qu’au lieu d’envoyer un courriel type, ce sera un courrier type qui sera imprimé.

Modèle de courriel (4) indique le modèle qui sera utilisé pour les courriels et les courriers. Si votre modèle n’y est pas, vous pouvez le créer en cliquant sur Créer et modifier.
Vous avez un aperçu du modèle et pouvez le modifier dans cet encadré (5).

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Vous retrouvez votre relance avec les autres. N’oubliez pas, une fois que vous avez ajouté toutes les lignes de relance voulues, de sauvegarder l’entrée principale (au nom de votre entreprise).

3   Envoyer les relances

Note

Comptabilité > Relances de paiement

Allez dans Comptabilité > Relance de paiement

Vous avez trois menus qui s’offrent à vous. Les deux derniers nous intéressent.

3.1   Envoyer des lettres et des courriels

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Le lancement de l’action permettra l’envoi effectif des courriels. Il est donc important d’avoir défini de manière certaine les modèles de courriels et les adresses.

Cliquer sur ce menu fait apparaître la pop-in ci-dessous.

Cette pop-in demande la date d’envoi de la relance puis effectue automatiquement les envois de mail et les impressions de courrier.

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3.2   Faire une relance manuelle

Contrairement au menu Envoyer des lettres et des courriels, Faire une relance manuelle permet d’effectuer une relance ciblé sur une seule facture. Elle permet aussi de n’envoyer qu’un courriel ou qu’un courrier en fonction des besoins.

Ci-dessous le menu avec une facture en retard.

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Si l’on clique sur cette facture, on peut choisir d’envoyer un courriel ou un courrier. (encadré 1)

Un rappel des pièces comptables est disponible dans l’encadré 2.

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